مکان برگزاری و امکانات جانبی

با توجه به برنامه ای که قرار است اجرا شود، مکان و محل برگزاری نیز تغییر می نماید. دقت داشته باشید که مکان برگزاری می بایست بر اساس امکاناتی که جهت هر برنامه ای لازم است و همینطور محتوا و شکل برنامه انتخاب شود.

به عنوان مثال فضای مورد نیاز یک کارگاه اموزشی، یک فستیوال هنری با یک برنامه شب شعر و یا کنگره علمی بسیار تفاوت دارد. همچنین تعداد و جنس مخاطبان و همینطور شهرت یک مکان به برگزاری نوع خاصی از برنامه ها می تواند عوامل تاثیرگذار بر انتخاب محل برگزاری باشند.

بنابراین فقط زیبایی و یا درجه کیفی بالای یک مکان حاکی از انتخاب قطعی ان برای برنامه نمی باشد و اصلی ترین عامل در این گزینش می تواند تطابق امکانات مورد نیاز با فضای پیشنهادی باشد.

نکاتی در خصوص مکان برگزاری و امکانات

حال اگر فرض ما برنامه ای با بالاترین سطح دسترسی ها به تمامی امکانات باشد، ان گاه مواردی که می بایست با دقت مدنظر قرار گیرند عبارتند از:

سالن نمایش یا امفی تئاتر اصلی با صندلی های متناسب تعداد مخاطبان و از نظر کیفی در سطح مطلوب(عدم وجود صندلی های خراب). وجود صندلی های vip در ردیف اول و گاها دوم و امکانات مقابل صندلی های vip از جمله میز و ظروف پذیرایی.

سن متناسب با نوع برنامه و امکاناتی از قبیل میز panel و صندلی های متناسب با ان، تریبون و امکانات جانبی. برخی از برنامه ها علاوه بر سن نیازمند دکور و طراحی خاصی برای سن می باشد، پس بنابر فضای موجود در سن و نوع برنامه اقدام به طراحی دکور نماید.

وجود گل و یا گل ارایی روی سن یکی از الزامات کیفیت بخش به برنامه می باشد.این کار را به دلیل خراب شدن گل ها در گام های اخر قرار دهید.

جایابی مناسب پرچم کشور و همینطور پرچم سازمان برگزار کننده از الویت ها و امکانات روی سن می باشد.

نکاتی دیگر

علاوه بر کیفیت سیستم صوت و همینطور تجهیز به اندازه ان، از جمله وجود ۲ میکروفون بی سیم در کنار سیستم های صوتی ثابت یا میکروفون های رومیزی به تعداد حضار، فرد متخصصی از گروه شما می بایست یک روز قبل از برنامه از سلامت سیستم ها لطمینان یابد و با جزئیات کار انها اشنا شود.

حتما یک روز قبل از برنامه از وضعیت نور محل، کافی بودن و نحوه کم یا زیاد شدن انها و همینطور سیستم برق اضطراری اطمینان حاصل نمائید.

سیستم گرمایشی و سرمایشی سالن را نه در زمان خالی بودن ان، بلکه با فرض حضور تعداد حضار، مورد سنجش قرار دهید و کافی بودن ان را تایید کنید.

معمولا فضایی جهت پذیرایی اولیه و یا استراحت افراد خاص به عنوان اتاق vip با امکانات مناسب پذیرایی از جمله ظروف، چایساز، مبلمان زیبا و امکاناتی از این دست باید مورد کنترل قرار گیرد.

از جمله امکاناتی که امروزه حضور به موقع و به تعداد مخاطبان را در برنامه ها تضمین می کند مسئله جای پارک و همینطور عدم قرارگیری مکان برگزاری در محدوده های ترافیکی خاص می باشد.

بهتر است محل برگزاری بزنامه محدودیت و ممنوعیت های خاص ترافیکی نداشته و به تعداد کافی از محل پارک خودروها برخوردار باشد.

امکانات مکان برگزاری

در غیر این صورت هماهنگی و ایجاد تفاهم با سازمان های اطراف محل برگزاری و اجاره نمودن پارکینگ اقدامی ضروری به حساب می اید.

علاوه بر فضای مورد نیاز جهت فرایند ثبت نام و اهدا بسته های فرهنگی، وجود فضای کافی برای برپایی نمایشگاه ها و استقرار غرفه های حامیان از دیگر ضرورت های عمده برنامه ها می باشد.

برخی برنامه ها صرفا به فضای کارگاهی و برخی برنامه ها نیز علاوه بر گردهمایی اصلی به چند فضای کارگاهی نیاز دارند. بنابراین از کافی و مجهز بودن فضاهای کارگاهی مطمئن شوید.

اما قابل به ذکر است که فاصله بین گردهمایی و کارگاهای جانبی می بایست فاصله کوتاه و منطقی باشد.

علاوه بر فضاهای مسقف، محوطه های باز جهت اندکی قدم زدن یا صحبت ازادانه و یا راحتی افراد سیگاری در زمان های استراحت برنامه می تواند رضایت خاطر و شادابی مخاطبان را فراهم نماید.

وجود سرویس های بهداشتی به تعداد متناسب و پاکیزه و همینطور سرویس های مخصوص افراد مسن و یا جانبازان از الزاماتی است که می بایست در انتخاب محل لحاظ گردد.

اگر برنامه شما در کشور اسلامی برگزار میگردد، وضوخانه با بهترین وضعیت بهداشتی ضرورتی اجتناب ناپذیر است.

پیرو وضو خانه، وجود نمازخانه یا مسجد در جوار محل برگزاری برنامه و همینطور در مواردی هم معین نمودن پیش نماز از قبل جز استانداردهای یک برنامه تراز اول است.

قبل از برنامه حتما از وضعیت سلامت اسانسورها و وجود رمپ های خاص تردد افراد ویلچری اطمینان حاصل کنید.

نزدیکی و همینطور مجهز بودن محل برگزاری به سالن غذا خوری و امکانات خاص این منظور نقش اساسی در تجدید قوای مخاطبان بازی می نماید.

امکانات کمک آموزشی

اما از جمله امکانات کمک اموزشی و مجازی که هر محل برگزاری با تراز کیفی مطلوب بدان نیاز دارد عبارتند از :

اینترنت پر سرعت با رمز قابل دسترس

ویدئو پروژکشن های با قابلیت دید مطلوب

وایت برد و ماژیک در چند رنگ به همراه تخته پاک کن

lcd و سایر امکانات تصویری مورد نیاز

فکس و دستگاه تکثیر(کپی و پرینتر)

کامپیوتر مجهز به نرم افزارهای متنوع

اتاق سایت ویژه خبرنگاران

دستگاه ترجمه همزمان و گوشی های هدفون به تعداد

اتاق ترجمه و مترجمان به زبان های مختلف

اتاق ویژه ساخت مستند یا مصاحبه های رادیویی و تلویزیونی از افراد خاص در برنامه

جایگاه ویژه مصاحبه که عمدتا در حاشیه محل نمایشگاهی با دیواره های تبلیغاتی محصور می شود.