دبیرخانه

برنامه هایی که به هر نحو برای محتواسازی گزینش و چاپ اثار برگزاری نمایشگاه ،فراخوان صادر نموده اند به تشکیل دبیرخانه نیاز دارند، تا اثار از ان طریق به گروه برگزار کننده برسد. دبیرخانه ها به دو دسته اصلی فیزیکی با مشخصات پستی ودبیرخانه ها ی مجازی با ادرس الکترونیکی سایت یا یک لینک درون سایت را شامل می شود.

اما مهم ترین هماهنگی ها جهت تشکیل و پیشبرد امور دبیرخانه ها عبارتنداز:

تعیین عناوین و زیر گروه هایی که اثار می بایست در ان حوزه ها ارسال شود.

تعیین شرایط عمومی و اختصاصی ارسال اثار و چگونگی و نحوه ی ارسال انها . به عنوان مثال اگر قرار است خلاصه مقالات ارسال شود حداکثر کلمات مجاز برای ارسال یا فرمت ارسال عکس ها و همینطور معلوم نمودن حق تغییر در اثار یا برگشت ناپذیر بودن انها وامثال این موارد.

کمیته بندی و معرفی دبیران کمیته ها واعضای هر کمیته که همین اعضا نفرات panel ها را در زمان اجرای برنامه تشکیل می دهند و عمدتا زمان هر panel نیز به تعداد اثار دریافتی و کیفیت انها بستگی دارد.

ارائه تعریفی جامع از اهداف و ضرورتهای برنامه وسمت و سوهایی که در هر بخشارسال اثار مدنظر است.

تعریف روند داوری و گاها معرفی داوران

ادرس دقیق دبیرخانه و اگر دبیرخانه لینک یک سایت است، حتما نحوه ی دسترسی به سایت از طریق نقشه سایت به مخاطبان اطلاع رسانی شود.

تعیین زمان ارسال اثار واخرین مهلت ان، بخصوص برای چکیده و اصل مقالات.

تعیین جوایز اثار برگزیده و اثار برتر.

تعیین سایر دسترسی ها به دبیر خانه جهت رفع ابهام وسایر مشکلات از جمله تلفنها fax ها و غیره .