فرایند دعوت از مهمانان خارجی

برای این منظور بهترین مرجع رسمی وزارت خارجه می باشد، سپس دعوت از افراد مورد نظر خود با همکاری مدیران این وزارتخانه انجام دهید و خلاصه ای از برنامه را به زبان انگلیسی در اختیار عوامل وزارت خارجه قرار دهید تا در رای زنی ها از اطلاعات طبقه بندی شده شما استفاده نمایند و حتما موارد امنیتی مهمانان خارجی را از سازمان های ذی صلاح امنیتی استعلام نمایید و به یاد داشته باشید برای مهمانانی که تنها به زبان خودشان تسلط دارند مترجمانی حرفه ای به ان زبان در اختیارشان قرار دهید.

فرایند دعوت از مهمانان خارج از استان

در دعوت از مهمانانی که می بایست از خارج استان در برنامه شما حضور یابند موارد زیر را مد نظر قرار دهید:

تلفنی تماس با تک تک مدعوین یا نماینده انها در استان

توجیه کامل ان افراد از زمان دقیق حضور، ادرس محل اقامت و اجرای برنامه، شرایط اقامت، جدول برنامه ها، اهداف برنامه،همراهان ، کمک هزینه ها، وظایف مدعوین، هزینه های مرتبط به مدعوین و سایر اطلاعات مورد نیاز

ارسال تمامی اطلاعات و شرایط به صورت Email یا فکس برای مدعوین.

اداب استقبال ،اقامت،همراهی و بدرقه میهمانان

بهتر است یک یا چند خودرو را به همراه یکی از اعضاء گروه برای استقبال و انتقال مهمانان از فرودگاه یا سایر پایانه ها به محل اقامت در نظر بگیرید وحتما از استقرار و راحتی و همینطور کامل بودن تجهیزات محل اقامت مهمانان اطمینان حاصل کنید و شماره تماسی جهت دسترسی مهمانان به عوامل اجرایی گروه را در اختیارشان قرار دهید.

بهتر است محل اقامت مهمانان خارجی یا بیرون استانی بهمحل برگزاری برنامه نزدیک باشد تا کمترین هزینه و زمان برای رفت و امدها صرف شوند.

همیشه در ابتدای ورودی محل برگزاری برنامه یک یا چند نفر از خوش برخوردترین افراد گروه جهت خوش امدگویی و راهنمایی مهمانان قرار دهید.

در این خصوص لازم است مهمانان VIP را تا محل استقرارشان همراهی نمود و کسی را مامور نمود تا مانع استقرار سایر افراد در ان محل شود، در برخی موارد نیز صدور کارتVIP برای این نوع مهمانان ضروری به نظر می رسد.

به جرات می توان گفت احوال پرسی و خوش امدگویی گرم شما در ابتدای برنامه دهها ضعف و نقصان برنامه را به راحتی پوشش می دهد.

نکاتی دیگر

قابل به ذکر است در مواقعی مشخص نمودن صندلی و محل استقرار تک تک مدعوین ازطریق نصب برگه به پشت یا روی صندلی ها و یا قرار دادن پنل رومیزی ضروری می باشد.

دراین خصوص نیز می بایست افرادی مسئولیت هدایت و جایابی افراد را بر عهده گیرند. برای زمان حضور مهمانان در بخش های مختلف برنامه و فعالیت های جانبی وتفریحی برنامه ریزی دقیقی داشته باشید و بهتر است این زمان بندی را به طور مکتوب در اختیار مهمانان قرار دهید و حتما ۵ دقیقه قبل از زمان اعزام و جمع شدن در محل های وعده داده شد در انجا حاضر باشید تا مهمانان دچار سردرگمی نشوند.

این کار شما مرتب مهمان نوازی و احترام به مهمانان را نشان می دهد. در ضمن در اماکن تفریحی نیز سعی نمایید در دسترس مهمانان باشید.بهتر است برای مهمانان خارجی یا برون استانی به نسبت اهمیت و کیفیت برنامه هدایا وسوغاتی متناسب با محل برگزاری تهیه و با مراتب احترام تقدیمشان کنید.

با این کار تا مدت ها خاطرات شیرین حاصل از برنامه را در ذهن مهمانان حفظ می نمایید و البته بسیار مناسب است همان فرایند استقبال را در بدرقه ورساندن مهمانان به فرودگاه یا سایر پایانه ها به همراه تیم بدرقه تکرار نمایید. گرفتن عکس یادگاری دسته جمعی و دادن فایل ان به مهمانان یا ارسال از طریق Email نیز اقدامات تشریفاتی شما را کامل تر می نماید.