طرح برنامه

در مديريت هر پروژه اى برنامه ريزى و سپس مرحله تجهيز جز گام هاى اوليه و حياتى به حساب مى ايد و اگر همايش ها و ساير برنامه هاى مرتبط را به مثابه ى پروژه اى تشبيه كنيم، انگاه برنامه ريزى و تدوين طرح كلى، پيش نيازى اساسى براى پيشبرد و صحيح و قابل كنترل برنامه مى باشد. به عبارت بهتر طرح كلى همچون نقشه ى راهى است كه از ان طريق تمامى كليات و جزئيات مسير حركت را ترسيم مى نماييم و محدوده ى حركت را مشخص و انحراف از ان را مورد اصلاح قرار مى دهيم.

در حقيقت طرح كلى برنامه به عبارت امروزى همچون پروپوزال يا پيش طرحى است كه مى بايست حاوى تمامى عناصر يك برنامه زنده باشد تا بدين وسيله تمامى أفراد ذى نفع از جمله فعالان و مسئولين همايش،حاميان برنامه، ارگان هاى صادر كننده مجوز و مخاطبان و علاقمندان را توجيه و ترغيب به همكارى نمود.البته قابل به ذكر است كه لازم نيست تمام بخش هاى يك پروپوزال را به تمامى ذى نفعان ارائه نمود، كه از مهم ترين انها بخش هزينه ها و حاميان مى باشد.

اما اصلى ترين بخش هاى يك طرح كلى عبارتند از:

طرح روى جلد. صفحه ى بِسْم الله الرحمن الرحيم. صفحه تصوير و بياناتى مرتبط به برنامه از امام (ره) و مقام معظم رهبرى (مدظله العالى)

مقدمه و طرح مسأله و تعريف جامعى از برنامه. أهداف برگزارى برنامه. ضرورت برگزارى برنامه. جدول تمامى برنامه هاى پيش بينى شده به همراه زمان بندى اجرا (أعم از برنامه هاى اصلى و جانبى).

ليست حاميان و همراهان برنامه . دسته بندى انها و نوع خدمات و ارزش گذارى هر يك .  ليست و چارت مسئولين مختلف علمى برنامه و روساى كميته ها ليست و شرح فعاليت هاى اماده سازى قبل از برنامه و تقسيم كارها (عمدتا اين بخش فقط براى مسئولين برنامه كپى مى شود).

ليست و شرح فعاليت هاى حين و بعد از برنامه و تقسيم كارها (عمدتا اين بخش نيز فقط براى مسئولين برنامه كپى مى شود). برنامه هاى تبليغاتى و پوشش هاى رسانه اى. كنداكتور يا برنامه هاى مرتبط به سن اصلى به خصوص افتتاحيه و اختتاميه.

شرح كتاب مرتبط به همايش يا كنفرانس و هزينه هاى درج مطلب در كتاب.معرفى دبيرخانه و شرح ماموريت ها و چگونگى إرسال اثار و ثبت نام و غيره…،

مهم ترين مزاياى حاصل از اجراى برنامه، چارت علمى و اجرائى برنامه از جمله رييس كنفرانس، دبيران علمى و اجرائى، مدير بخش هاى مختلف و اعضا كميته هاى تخصصى