چند توصیه

به دلیل تخصصی بودن برنامه هایی که به دبیرخـانه نیاز دارند نیروهای انسانی دبیرخانه را هم افراد متخصص در همان حوزه انتخاب نمایید تا حداقل در دسته بندی و ثبت انها در زیر گروه مربوطه وارسال ان برای داوران دچار اشتباه نشوند و از ارزشهر فرد و نحوه ی ارتباط با افراد متخصص اگاهی داشته باشند.

اگر دبیرخـانه مجازی است هر چند ساعت یک بار وضعیت اثار ارسالی را بررسی نمایید تا موجب انباشته شدن سوء مدیریت در زمان نشوید و از طراحی کیفیت کار داوران را با توجه به ضرب العجل زمانی پایین نیاورید.

نکات مربوط به نگاهداری و حفظ امنیت اثار را رعایت نمایید و برای این منظور تدابیری خاص بیاندیشید.

اگر قرار است اثار به زبانهای دیگر برای شما ارسال شود حتما از افراد کاملا مسلط به ان زبان ها و ان حوزه های تخصصی دعوت به کار نمایید.

تعداد روزها وساعات مورد نیاز همکاری هر عضو با دبیرخانه ،شرح وظایف انها وکیفیت مورد نظر را مشخص و با اعضاء دبیرخانه نسبت به دستمزد و سایر موارد قرارداد منعقد نمایید.

تلفن ها و فکس ها ی دبیر خانه را بی مورد اشغال نگاه ندارید ،شاید در همان مواقع افرادی برای رفع ابهام با شما تماس بگیرند.

دربیشتر مواقع دبیرخانه ها علاوه بر مکانیسم دریافت اثار محلی برای ثبت نام افراد علاقمند به شرکت در برنامه کارتهای دعوت وصدور کارتهای شرکت در برنامه نیز می باشند که می بایست برای تمامی این ها سازو کار وابزارهای فنی مورد نیاز تدارکات دید و افرادی را مسئول انجام ان امور نمود.

مسئولیت دبیرخـانه

دبیرخـانه مسئول ارسال و بایگانی تمامی اسناد ومدارک مرتبط به برنامه از جمله نامه ها ،قرارداد ها، اطلاعیه ها و غیره می باشد.همینطور می بایست برای طراحی لوگو و مهر و چاپ سربرگ و پاکت ها و مشخص نمودن افراد صاحب امضاء برنامه ریزی دقیقی شود.

مسئولیت اصلی کتاب و با ویژه نامه برنامه برعهده دبیرخانه می باشد. بنابراین دبیرخانه ملزم به رعایت تمامی نکاتی است که در بخش کتاب برنامه امده است.

برخی دبیرخانه هابنابر اهمیت خاص ان برنامه به دبیرخانه های دائمی تبدیل می شوند و کار ویژه هایی متفاوت از اهداف اولیه خود می یابند.

سپس برای اهداف دائمی ان نیاز به بازنگری در افراد ،مکانیسم کاری و تجهیزات می باشیم. در غیر این صورت به اهداف تعیین شده دست نخواهیم یافت.

بهتر است شناسنامه ای برای ثبت اثار در انها تهیه شود و مواردی از جمله نام فرستنده اثر، نام اثر، محور ارسالی اثر، شرحی مختصر از اثر و قسمت نطرات داور نسبت به پذیرش ف عدم پذیرش و همینطور علل برگزیدگی اثر ان رعایت شده باشد.

بهتر است هنگام داوری اثار یهطور انی از جستجو اینترنتی استفاده شود تا اثری تکراری یا به نام دیگر ی در جای دیگر ثبت نشده باشد.

بهتر است پس از داوری ها به طور فردی جلسه هیئت داوران نیز تشکیل شود تا نسبت به شناسنامه اثار ونظرات هر داور شور و مشورت گروهی نیز صورت گیرد.

در نهایت صورتجلسه اسامی برگزیدگان و نام اثار ان ها می بایست تهیه و توسط اعضاء هیئت داوران امضاء شود.

قابل به ذکراست که درج تبلیغات چشنواره یاهمایش در محور weblog یا سایت جزء موارد امتیاز اور اثار محسوب می گردد.