واحد ثبت نام و خدمات ورودی

اگرچه ثبت نام اولیه مخاطبان و علاقمندان در دستور کار دبیرخانه قرارداد و این فعالیت ها قبل از برنامه صورت می گیرد، اماکسب اطلاعات دقیق از تعداد شرکت کنندگان و سایر فعالیت های انان می بایست در روز برنامه قبل ازورود میهمانان به سالن یا محل تجمع اصلی صورت گیرد.

این لیست برداری می بایست به ۲ بخش اصلی مهمانان و خبرنگاران تقسیم شود. یعنی میز ثبت نام خبرنگاران از میز ثبت نام سایر مخاطبان جدا باشد .

و قابل ذکر است که مهمانان ویژه بخصوص مسئولین و سران کشور از این ایست معاف می باشند و اداب تشریفات این عمل را شایسته نمی داند. از دیگر فعالیت ها و خدمات ورودی اهداء بسته های علمی فرهنگی هدایا و ژتون مخصوص پذیرایی ها می باشد.

مواردی که به ثبت نام و خدمات ورودی کیفیت و سهولت می بخشد

در مجموع ان مواردی که به ثبت نام و خدمات ورودی کیفیت و سهولت می بخشد عبارتند از:

برای ثبت نام و خدمات ورودی به نسبت تعداد حضار حداقل ۲۰ الی۴۵ دقیقه وقت اختصاص دهیم و ساعت اغاز برنامه را بران مبنا اطلاع رسانی کنیم تا موجب اخلال در زمان شروع برنامه اصلی و ازدحام و بی نظمی نگردد. فرم های ثبت نام را به تعداد و حتی بیشتر تهیه و تکثیر نمایید .

خودکارهای روان برروی میزهای ثبت نام قرار دهید و فرم ها را به گونه ای تهیه کنید که افراد بتوانند به راحتی اطلاعات خود را در ان جای دهند. در فرم های ثبت نام اطلاعات اضافی از حضار طلب نکنید و ثبت نامرا بنابر برنامه ریزی قبلی به ارائه یک کارت شناسایی یا پرینت پیش ثبت نام منوط نمایید.

بهتر است همان موقع که ثبت نام انجام می شود ،بسته های فرهنگی و هدایا که معمولا به همراه کیف ممهور به لوگو برنامه می باشد .

همینطور ژتون مخصوص پذیراییو میان وعره ها را هم به افراد اهدا نماییم تا هم از دوباره کاری جلوگیری شود و از طرفی از توزیع نامناسب انها جلوگیری کنیم .

نکاتی دیگر

هم ارائه هر خدمت از این طریق قابل نظارت و عادلانه باشد و دقیقا به هر میهمان همان چیزی اهدا شود که برایش برنامه ریزی شده بود، نه بیشتر و نه کمتر.

میز ثبت نام خبرنگاران و همینطور بسته های اهدایی انها را جداگانه تعبیه نمایید .

امروزه در برنامه های بزرگ با حضور خبرنگاران فراوان در کنار میزهای ثبت نام از دستگاه چاپ کارت انی استفاده می شود تا به طور انی برای خبرنگاران کارت صادر شود.

دقت نمایید هنپگام اهدا بسته ها و هدایا حتما برگه یا ژتون مخصوص را از مهمانان دریافت نمایید تا مجددا جهت اخذ بسته ها به باجه های مخصوص این کار مراجعه ننمایند.

بهتر است در ورودی سالن های پذیرایی افرادی قرار دهید تا قبل از ورود مهمانان ژتون های غذا و مین وعده ها را از انها دریافت نماید تا از ورودی افرادی که برای برنامه ثبت نام ننموده اند ممانعت به عمل اید و روند پذیرایی شما دچار اختلال نشود.

چند توصیه:

هیچگاه اهداء تبلیغاتی وبسته های فرهنگی را به اخر برنامه موکول نکنید چرا که با برنامه هایی چون ضیافت شام و یا نهار و یا اهداء گواهینامه و سایر برنامه ها تداخل پیدا می کند .

برای مدیریت ان دچار کمبود نیروی انسانی می شوید و برای انجام مراحل ثبت نام و خدمات ورودی از چابک ترین و مودب ترین افراد گروه استفاده نمایید.

اگر قرار است گواهینامه ای جهت حضور به افراد داده شود این کار را به اخر برنامه موکول کنید .

سعی نمایید در طول مراسم اسم افراد را بر اساس فرمهای ثبت نام در گواهینامه ها درج و انها را بر اساس حروف الفبا طبقه بندی و هر چند حرف را به یک نفر از اعضاء گروه بسپارید و با اختصاص یک کانتر ودرج حروف مقابل ان به توزیع گواهینامه اقدام نمایید.